RPVA et Cloud des avocats : quelques astuces en vrac…

Le RPVA (ou réseau privé virtuel des avocats) n’a pas fini de faire parler de lui tant il est un outil archaïque et peu pratique.

On pourrait presque dire la même chose du cloud des avocats mis en place par le CNB, théoriquement pour nous faciliter la vie, mais il s’avère bien inutile à de nombreux égards, notamment parce que le CNB restreint son utilisation à certains avocats.

Pour vous aider à mieux utiliser cet outil hors d’âge et mal configuré, je vous propose quelques astuces.

L’article évoluera, je vous invite donc à le consulter régulièrement.

1. Éviter le blocage d’une clé avec e-dentitas.

La hantise des avocats est de bloquer leur clé.

Les administrateurs m’ont indiqué que les nouvelles clés ne bloqueraient plus en entrant un code PIN erroné. J’avais indiqué que j’en doutais. Le jour même, un admin du CNB m’a indiqué que c’était exact et m’a donné des précisions :

Je vous le confirme. Les clés générées à partir du 23/03/2016, s’activent et se débloquent grâce à un code OTP envoyé sur le contact (téléphone ou mail) précisé à la commande. En revanche, les clés générées avant le 23/03/2016 restent soumises au déblocage par code PUK.

La clé peut se bloquer notamment si vous n’avez pas formulé une demande de renouvellement de votre clé suffisamment tôt.

La clé contient en réalité une carte SIM dans laquelle CERTEUROPE a inséré un certificat de sécurité. Ce certificat a une date de validité. Au delà de la date limite, le certificat est désactivé, de sorte que la clé devient inutilisable. Il faut donc penser à renouveler sa clé (et donc son certificat) avant l’expiration du certificat en cours. La clé possède une date d’expiration qui est notée dans l’interface web de e-barreau (https://connexion.avocat.fr) quand vous vous connectez.

Sachez qu’il faut usuellement entre 15 et 45 jours de traitement (CERTEUROPE + CNB) pour renouveler une clé et si jamais le service est encombré, et que vous n’avez pas envoyé une demande de renouvellement suffisamment tôt, le certificat de la clé en cours expire et vous ne pouvez plus vous connecter.

Astuce :

Inscrivez-vous sur e-dentitas dans l’espace de connexion avocat (dont l’adresse est https://connexion.avocat.fr si vous n’utilisez plus le boîtier Navista). Une fois que vous serez inscrit à ce service, vous pourrez toujours consulter vos messages entrants, même sans clé, en choisissant dès l’écran de connexion, de vous connecter par un OTP (un mot de passe). Vous ne pouvez pas envoyer de messages, mais vous pouvez consulter et télécharger ceux qui arrivent pour pouvoir les traiter.

De cette manière, vous vous éviterez d’envoyer à l’ordre des avocats un message affolé aux termes duquel vous expliquez votre désarroi informatique et auquel l’ordre répondra, bien volontiers, par une information totalement inutile qui consiste à envoyer un courriel à tous les confrères du barreau précisant : « Plus de RPVA pour Me X… Il demande à ce que vous lui adressiez vos messages sur sa boite aux lettres Wanadoo », et qui ne fera en réalité que démontrer que vous n’avez rien entrepris des diligences mises à votre disposition pour pouvoir lire les messages même en cas de clé bloquée.

Le CNB ajoute le 18 avril 2018 :

À terme, cette situation que nous savons intenable pour les avocats concernés, va prendre fin. Nous élaborons actuellement une solution vous permettant d’obtenir la mise en place d’une délégation vers l’un de vos confrères, par le biais de votre Ordre. Nous espérons pouvoir vous proposer cette évolution le plus vite possible. Bien sûr, il faudra toujours qu’un de vos confrères se dévoue pour être votre délégué. Mais cette solution, couplée à un accès à e-barreau via e-dentitas (avec identifiant/mot de passe et code SMS) devrait vous permettre de ne plus passer à côté de vos dossiers électroniques.

Notez néanmoins que e-dentitas n’est pas la solution à toutes les erreurs, car si le certificat de sécurité vient à être invalidé, vous n’avez pas d’autre choix que de commander un nouveau certificat chez Certeurope et une nouvelle clé au CNB.

Le CNB ajoute le 18 avril 2018 :

Le certificat de sécurité et le compte e-dentitas ne sont pas liés de cette façon. Vous pouvez continuer à accéder à l’espace sécurisé des avocats avec votre identifiant/mot de passe/code SMS même si votre clé vient d’expirer. En revanche, pas d’envoi possible en vous connectant à e-barreau sans clé valide, e-dentitas ou pas, et ce afin de rester en conformité avec la convention en vigueur avec le Ministère de la Justice.

2. Gérer des délégués pour la consultation du compte.

De même, avec e-dentitas, vous pouvez désigner un autre avocat comme « délégué » de vos droits qui pourra donc bénéficier des accès à votre RPVA à partir de sa propre clé. Cette délégation est intéressante pour les associés de votre structure. Inversement, vous pouvez être le délégué d’un autre avocat.

Astuce :

Rendez-vous dans l’espace e-dentitas, menu « délégations » et répondez aux questions posées.

Désignez un délégué, que vous pouvez révoquer à tout moment si une crise de confiance venait à se faire sentir…

3. Être averti de l’arrivée des nouveaux messages du RPVA sans aller sur l’interface web.

J’entends et je lis que beaucoup de confrères se plaignent d’avoir à se connecter en permanence au RPVA pour vérifier si un message qui leur est destiné n’est pas arrivé dans la boîte de réception.

Je vous assure qu’on peut faire autrement… et faire que les messages d’avertissement arrivent dans la boite de réception habituelle de votre cabinet.

Astuce :

  • Pour cela, choisissez la juridiction judiciaire (TGI par exemple).
  • En haut à gauche, en dessous de « Bienvenue », vous avez une icône d’avocat avec un lien « modifier ».
  • Renseignez les champs d’adresse de courrier électronique avec ceux de votre cabinet.

J’avais indiqué à tort que l’adresse était à insérer dans e-dentitas et le CNB m’a rappelé que ce n’était pas à cet endroit et je les en remercie.

4. Communiquer avec des confrères à l’extérieur de votre Cour d’appel.

Pour prévenir un confrère extérieur, c’est toujours possible, même si vous écrivez un message dans votre Cour d’appartenance. Le RPVA vous permet de mettre en copie de votre message tous les avocats de France et de Navarre que vous souhaiteriez informer de votre prose. Bien sur, le destinataire doit avoir une adresse RPVA, sinon, ça ne marche pas.

Astuce :

Il suffit de cliquer sur le + à droite du champ contenant les destinataires préremplis, et de chercher le nom du confrère et son barreau. en cliquant sur « ajouter », vous l’insérez à la conversation et il reçoit un message RPVA comme vous.

5. Enregistrer et décompresser plusieurs messages « à la volée ».

Certains disent qu’il est fastidieux de consulter le RPVA. C’est vrai et ce n’est pas vrai en même temps.

Cette astuce vous permet d’enregistrer plusieurs messages et de les télécharger en une seule fois, ce que ne savait pas faire Telerecours « qu’on dit bien supérieur » la dernière fois que je m’en suis servi (donc, ici très net avantage pour RPVA s’agissant de la vitesse de traitement des données pour l’avocat).

En définitive, tout dépend de vos pratiques informatiques.

Si, pour traiter un message qui vient d’arriver, vous…

  • allez dans le RPVA, motivé(e) ;
  • cliquez sur le nouveau message pour l’ouvrir ;
  • imprimez le message
  • répondez au téléphone…
  • cliquez sur la pièce jointe pour l’ouvrir 10 minutes plus tard après avoir raccroché,
  • Bon sang, se reconnecter au RPVA car je ne comprends pas pourquoi ce truc se coupe toutes les 4 secondes…
  • retournez dans la boite de réception
  • grommelez…
  • cherchez le message sur lequel vous vous étiez arrêté car, bor*;!?/!, ce message n’est plus en surbrillance
  • imprimez la pièce jointe
  • raaah…. traitez une urgence
  • recherchez où vous en étiez
  • réimprimez les deux copies que votre collègue a pris sur le copieur et que vous ne retrouviez pas, et qui vous ont fait dire que vous aviez besoin de vacances
  • allez chercher l’impression dans l’imprimante avec toute votre tête
  • vociférez…
  • refusez la pause café pour vous éviter de tout recommencer, parce que là, raz-le-bol.
  • agrafez ces deux messages ensemble et les mettre dans la pile du courrier « à sortir »

Alors… changez vos habitudes !

Tout d’abord, vous pouvez vous autoriser à ne pas imprimer les messages, si vous les enregistrez dans votre serveur. En plus, vous éviterez la déforestation de l’Amérique du Sud.

Mais vous pouvez aussi enregistrer le message et sa pièce jointe en même temps dans votre serveur et les consulter plus tard.

Astuce :

Il suffit de cocher la case du message que vous souhaitez enregistrer et de cliquer ensuite sur la flèche de téléchargement en haut de la colonne.

Le message entier se télécharge sous forme d’une archive au format .zip

Vous pouvez alors :

  • soit enregistrer l’archive zip directement dans votre dossier.
  • soit ouvrir l’archive avec un logiciel d’archivage (7zip, etc.) qui ouvrira automatiquement l’archive. Vous pourrez alors extraire son contenu directement dans le dossier du client concerné. vous aurez ainsi le message et la pièce jointe en une seule fois.

Pour enregistrer en une fois tous les accusés de réception, cochez plusieurs cases en même temps et choisissez ce que vous souhaitez faire ensuite.

Pour les geeks, consultez l’astuce n°9 pour sauvegarder toute la messagerie !

6. Sauvegarder un message, c’est sauvegarder sa responsabilité !

Une déclaration d’appel ? Certains avocats tremblent encore face à l’idée de devoir enregistrer une déclaration d’appel… et l’électronique ne les rassure pas du tout parce qu’ils ne le maîtrisent pas l’outil (oui, ce qui induit que des déclarations d’appel sont régularisées sans maîtrise ni de l’un, ni de l’autre…).

Lorsqu’on régularise une déclaration d’appel ou un acte important par le RPVA, il est hautement intéressant (et même recommandé) de sauvegarder ce que vous avez envoyé, ne serait-ce que parce qu’il vous incombe de prouver que vous avez correctement effectué les formalités procédurales en temps et en heure si jamais il venait à l’adversaire ou au Conseiller de la mise en état de vous soulever une difficulté de nature procédurale.

Astuce :

Les messages envoyés au greffe ou aux confrères se trouvent… dans la « messagerie », onglet « boîte d’envoi ».

Cochez les cases sur la déclaration d’appel (ou n’importe quel message important) que vous venez d’envoyer au greffe et cliquez sur la flèche pour lancer le téléchargement. Archivez ce message dans votre dossier électronique, il contient tout : votre DA provisoire telle qu’elle a été envoyée avec les motifs de l’appel, le timbre fiscal et la décision.

De cette manière, vous pourrez contrôler rapidement et efficacement ce que vous avez envoyé.

 7. Opalexe ?

Ah, pas d’astuce ici, je n’ai pas un seul expert qui s’en sert…

8. Résiliez votre boîtier Navista !

Ce n’est même plus une astuce tellement la formalité est nécessaire.

Le CNB a forcé les avocats de province à utiliser ce boîtier à trous (voir mes nombreux articles sur le sujet en cherchant « RPVA » dans le champ de recherche), dont la sécurité n’était pas démontrée, mais qui a incontestablement brillé par la complexification de l’usine à gaz informatique de votre réseau.

Dans beaucoup de cabinets, ce boîtier était configuré comme nœud central du réseau (comme passerelle – pour les geeks – et donc comme serveur DNS/DHCP). Donc de manière aberrante sur le plan de la sécurité des échanges électroniques.

Alors, comment savoir si ce boîtier est le nœud de votre réseau ? Simple : débranchez le câble réseau qui est dessus. Si votre poste client (votre ordinateur) a encore internet, vous pouvez le débrancher sans soucis et résilier l’abonnement. Si en revanche votre ordinateur n’accède plus au réseau, alors il faut appeler votre prestataire informatique pour faire reconfigurer le réseau.

Astuce :

Après avoir reconfiguré le réseau, vous vous devrez vous connecter aux services ebarreau avec une autre adresse Web : https://connexion.avocat.fr

Pour les Pictaviens, votre prestataire informatique est DESCARTES AVOCATS (formation, cloud, RGPD, logiciel « LISILEX » pour gestion des cabinets d’avocats…) et je viendrai vous reconfigurer votre réseau moyennant une somme modique.

9. Sauvegarder toute sa messagerie en quelques clics (pour les geeks uniquement)

Je remercie Lionel pour cette astuce.

Comme chacun sait, la messagerie permet d’afficher 10, 20 ou 50 messages par page. Mais c’est parfois insuffisant pour ceux qui, imprudents, ne sauvegardent jamais leurs messages. Que diriez-vous d’afficher 10.000 messages à sauvegarder en quelques clics ?

Astuce :

  • Se connecter au RPVA avec Chrome ou Firefox.
  • Ouvrez la console d’outils de développement avec la touche F12.
  • Allez dans l’onglet console
  • Entrez la commande suivante : mail_nbMailGenericParPage=10000;gotoSearchMessageWithParam(0,"dateMsg","DESC");
  • De cette manière, la messagerie affichera 10.000 messages que vous pourrez télécharger en une seule fois en cochant la case permettant de sélectionner tous les messages. C’est un gros zip qui sera téléchargé.

La suite au prochain épisode !

 

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